Vi vet ganske mye om hva bilene koster, men vet vi hva et besøk faktisk koster?
Når det spørsmålet først blir stilt, blir det ofte stille et øyeblikk. Ikke fordi tallene mangler, men fordi de sjelden er satt sammen på en måte som svarer på det kommunen egentlig prøver å styre etter.
Kommunal bilpark må styres som en del av tjenesten
De fleste kommuner følger allerede med på drivstoff og strøm, service og skader. Det er bra, men det gir likevel ikke svaret ledere i helse og omsorg, drift og eiendomsforvaltning trenger i praksis.
Hva koster det å levere tjenesten ute hos innbyggeren, per kilometer, per time og til slutt per besøk?
Hvis man blir stående i en tankegang der man kun ser på kostnad per bil, ender man ofte med å optimalisere bilpostene isolert. Samtidig er det egentlige målet produksjon.
Det handler om besøkene som skal gjennomføres, rutene som må gå opp, tiden som brukes, avvik som oppstår og kvaliteten som skal holdes.
Derfor er budskapet i denne artikkelen enkelt.
Kommunen bør styre flåten som en del av tjenesteleveransen, ikke som en bilpark.
Hva som kjennetegner kommuner med god kostnadskontroll
Når kommuner får til dette, ser vi nesten alltid at to ting er på plass.
For det første har de et samlet kostnadsbilde, altså total eierkostnad. Det betyr at alle relevante kostnader ved å ha og bruke kjøretøyene inngår, enten bilene leases eller eies.
For det andre fordeler de kostnadene på faktisk bruk, slik at tallene kan leses i samme logikk som tjenesten drives.
Det betyr at kostnader kan analyseres per avdeling, per rute og per oppdrag, og der det er mulig, helt ned på besøk.
Kostnad per kilometer, mer enn energi og drivstoff
En kostnad per kilometer som faktisk tåler styring, handler om langt mer enn energi alene.
Den må romme alle relevante kostnadskomponenter, blant annet:
- Finansiering, leasing, avdrag og renter
- Avskrivning og restverdi ved eie
- Drivstoff eller strøm
- Planlagt og uplanlagt vedlikehold
- Dekk og dekkskift
- Renhold og vask
- Forsikring
- Bom og parkering
- Skader og skadehåndtering
Den skjulte kostnaden, intern tid
Skader handler ikke bare om egenandel. De handler også om nedetid og tiden som går med til håndtering.
I kommuner er det ofte nettopp den interne tiden som blir undervurdert, fordi den ligger spredt i mange små oppgaver.
Men når fagfolk i tjenesten bruker tid på nøkler, avtaler, innlevering og henting, avklaringer og avvik, blir kostnaden reell.
Og den tar kapasitet fra tjenesten.
Kostnad per time, ofte viktigere enn kostnad per kilometer
Samtidig ser vi at kostnad per time ofte er minst like viktig i helse og omsorg som kostnad per kilometer.
Årsaken er enkel.
Kommunal kjøring består sjelden av lange strekninger. Det er mange stopp, lav hastighet, venting, korte etapper og mye start og stopp.
I slike kjøremønstre er det ofte tiden som spiser kapasitet.
Når man klarer å se kostnaden opp mot driftstid, får man et styringstall som bedre fanger virkeligheten i hjemmetjeneste og omsorg.
Det viser hva det faktisk koster å ha kjøretøyet i produksjon.
Den viktigste styringen kommer når kommunen kobler bil til oppdrag
Den virkelige verdien kommer når kommunen tar siste steg og knytter flåten tettere til oppdragene.
Et kjøretøy kan se rimelig ut per kilometer, men samtidig være dyrt i tjenesteleveransen. Årsaken kan være at det gir mer tidsbruk i ruten, mer nedetid eller flere avvik.
Dette ser vi særlig der bilvalg og driftsopplegg ikke er tilpasset rutestrukturen.
Bilvalg påvirker drift, HMS og avvik
Noen ganger handler utfordringene om ladehverdag og rekkevidde i kulde. Andre ganger handler det om vinteregenskaper, sikt og ergonomi.
Slike forhold påvirker både HMS og skadefrekvens.
Over tid blir dette hverdagsfriksjon, små ting som skjer ofte nok til å bli dyre, og som merkes som stress i turnusen.
Når kommunen måler riktig, endrer dialogen seg
Når kommunen først har et troverdig bilde av kostnad per kilometer og kostnad per time, og i tillegg kan knytte dette til besøk og oppdrag der det er relevant, endrer dialogen seg.
Budsjett og styring går fra synsing til fakta.
Da kan man se hva som faktisk driver kostnadene i ulike enheter.
Er det skader, vedlikehold, feil biltype, kjøremønster, eller rett og slett for mye variasjon og ulik praksis?
Bedre kapasitetsstyring i helse og omsorg
Kapasitetsstyringen blir også bedre, fordi man kan se transportandel, tomkjøring og hvor mye tid som går mellom besøkene.
Mer presise innkjøp og standardisering
Innkjøp blir mer presist, fordi kommunen kan standardisere basert på faktisk bruk, ikke på antakelser eller maksbehov.
Hva som faktisk driver kostnader i kommunal bilpark
En vanlig misforståelse vi rydder opp i, er at forskjeller i kostnader primært skyldes innkjøpspris.
I praksis handler det ofte mer om:
- Restverdi og verditap
- Servicekostnader
- Verkstedtilgjengelighet lokalt
- Slitasje på dekk og bremser ved stoppintensiv kjøring
- Reelt energiforbruk ved vinter og korte turer
- Nedetid
Nedetid blir fort et tjenesteproblem
For kommunen er nedetid sjelden bare et bilproblem.
Når bilen ikke er tilgjengelig, må ruter legges om, ansatte må vente eller improvisere, og i verste fall går det ut over leveransen.
Flåtestyring i større kommuner, en kritisk del av leveransen
I større kommuner, der volumet av besøk er høyt, blir flåten i realiteten en kritisk del av tjenesteleveransen.
Da bør kravene til bil og driftsmodell handle om driftssikkerhet og forutsigbarhet.
Det betyr at:
- bilene er tilgjengelige når de trengs
- skade og verkstedløp går raskt
- det er minst mulig ekstra administrasjon i hverdagen
Kommuner som lykkes best, behandler dette som et samlet forbedringsløp.
De standardiserer biltyper i få, tydelige kategorier knyttet til tjenestebehov, og de standardiserer driften rundt bilene slik at service, dekk, skader og renhold håndteres likt.
Flåtestyringssystem som styringsverktøy for tjenesteleveranse
Det er også i denne rammen et flåtestyringssystem kan gi tydelig verdi.
Ikke som enda et bilverktøy, men som et styringsgrunnlag for tjenesteleveransen.
Med riktig oppsett kan for eksempel Linx gi kommunen felles oversikt på tvers av enheter, og gjøre bruk, kostnader og avvik målbare i samme språk som tjenestene styres etter.
Da flytter man flåtedialogen fra kostnad per bil til det som faktisk betyr noe i kommunal drift.
Hva det koster å levere et besøk, med kvalitet, forutsigbarhet og kontroll.